Girl Scouts of Japan

ความท้าทาย

Girl Scouts of Japan เป็นองค์กรระดับประเทศที่ประกอบด้วยสภาท้องถิ่น 47 แห่งและมีสมาชิกประมาณ 40,000 คน องค์กรดังกล่าวเป็นสมาชิกของสมาคมเนตรนารีและลูกเสือหญิงโลก (World Association of Girl Guides and Girl Scouts) ซึ่งเป็นสมาคมที่ทำกิจกรรมจิตอาสาสำหรับเด็กและเยาวชนหญิงที่มีขนาดใหญ่ที่สุด องค์กร Girl Scouts สนับสนุนและช่วยให้เด็กและเยาวชนหญิงได้พัฒนาขีดความสามารถจนเต็มศักยภาพผ่านการศึกษานอกระบบ

ในฐานะองค์กรที่กระจายอยู่ทั่วประเทศ Girl Scouts of Japan ต้องพบกับความท้าทายในการรักษาความสัมพันธ์ที่ชัดเจนระหว่างสมาชิก เนื่องจากมีกลุ่มต่างๆ เป็นจำนวนมากและสมาชิกในกลุ่มก็มีอายุหลากหลาย องค์กรจึงต้องการระบบทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าทุกกลุ่มปฏิบัติไปตามครรลองเดียวกันและมีการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของผู้เยาว์ไว้อย่างปลอดภัย ในฐานะองค์กรแม่ของสภาท้องถิ่น ไฟล์ขององค์กรมีข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับเด็กและเยาวชนหญิงในกองลูกเสือแต่ละกองและสภาท้องถิ่นแต่ละแห่ง รวมทั้งข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใหญ่ที่ทำหน้าที่เป็นผู้นำของแต่ละส่วนด้วย เนื่องจากมีสถานที่ตั้งกระจายอยู่ทั่วประเทศ การตรวจสอบและการประเมินประสิทธิผลของกิจกรรมจึงเป็นเรื่องสำคัญ ผู้นำกองลูกเสือและสภาท้องถิ่นต้องรายงานกลับไปยัง Girl Scouts of Japan เกี่ยวกับการเข้าร่วมกิจกรรม ความถี่ของกิจกรรม และเมตริกผลกระทบอื่นๆ เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรมีประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ด้วยทรัพยากรที่จำกัด องค์กรจำเป็นต้องหาวิธีการที่นำไปใช้ในสภาท้องถิ่นแต่ละแห่งซึ่งมีความแตกต่างกันทั่วประเทศได้

เรื่องราว

ด้วย “จิตวิญญาณของลูกเสือหญิง” ในการลองทำสิ่งใหม่ๆ โดยปราศจากความกลัว Girl Scouts of Japan ได้นำชุดผลิตภัณฑ์ Google เพื่อการกุศลมาใช้ร่วมด้วยเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในสภาท้องถิ่นและกลุ่มสมาชิกจำนวนมาก อันดับแรก องค์กรเริ่มใช้ Google Workspace เพื่อปรับการปฏิบัติงานทางธุรกิจในสภาท้องถิ่นแห่งต่างๆ ขององค์กรให้สอดคล้องกัน การฝังแบบฟอร์มในเว็บไซต์ขององค์กรทำให้องค์กรจัดเตรียมโปรแกรมอีเลิร์นนิงผ่าน Google ฟอร์มให้กับบรรดาสมาชิก ลูกเสือหญิงได้ โปรแกรมอีเลิร์นนิงเปิดโอกาสให้สมาชิกที่มีความหลากหลายมากขึ้นได้เรียนรู้เกี่ยวกับการเป็นลูกเสือหญิงตลอดจนทักษะในการพัฒนาความเป็นผู้นำ แม้ว่าโปรแกรม Girl Scouts มีมานานกว่า 1 ศตวรรษแล้ว แต่ Girl Scouts of Japan ก็ได้ปรับปรุงการทำงานให้ทันสมัยด้วยการใช้แบบทดสอบใน Google ฟอร์มเพื่อช่วยให้เด็กและเยาวชนหญิงได้เพิ่มพูนความรู้และทักษะ อีกทั้งได้รับตราสัญลักษณ์จากสภาท้องถิ่นทั่วประเทศเป็นรางวัลด้วย

ทีมงานที่ Girl Scouts of Japan มีความรู้ด้านเทคนิคหลากหลายระดับและผลิตภัณฑ์ต่างๆ อย่างเช่น ฟอร์มและชีต ซึ่งช่วยให้แชร์ข้อมูลและดูข้อมูลสรุปได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ในฐานะที่เป็นองค์กรแม่ของสภาท้องถิ่น Google Workspace ทำให้องค์กรแชร์เอกสารเฉพาะกับผู้ใช้ที่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงสำหรับแต่ละสาขาในท้องถิ่นได้ ซึ่งช่วยให้มีมาตรการด้านความเป็นส่วนตัวที่ดียิ่งขึ้น เนื่องจากตอนนี้ไฟล์ต่างๆ จะแชร์กันข้ามสภาท้องถิ่นแห่งต่างๆ ได้ กองลูกเสือแต่ละแห่งจึงแชร์แนวทางปฏิบัติแนะนำ กิจกรรมสร้างความสามัคคี และกิจกรรมอื่นๆ เพื่อขยายการดำเนินงานได้ Gmail ช่วยลดความกังวลในอดีตเกี่ยวกับจดหมายขยะ มัลแวร์ และปัญหาด้านความปลอดภัยอื่นๆ ด้วยการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของ Google การสร้าง Google Sites ทำให้สภาท้องถิ่นและสมาชิกเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ เช่น การฝึกอบรมผู้นำกองลูกเสือและคู่มือ วิธีนี้ช่วยให้อัปเดตแบบเรียลไทม์และแชร์ข้อมูลต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วระหว่างสภาท้องถิ่นแห่งต่างๆ และระหว่างสมาชิกที่ได้รับการสนับสนุนจาก Girl Scouts of Japan

ไม่เพียงแต่ใช้ผลิตภัณฑ์ของ Google เพื่อการกุศลในการปรับปรุงการปฏิบัติงานทางธุรกิจภายในองค์กร เมื่อเร็วๆ นี้ Girl Scouts Japan ยังใช้ Google เพื่อการกุศลในการขยายการเข้าถึงและการสื่อสารกับภายนอกอีกด้วย ทั้ง Ad Grants และ YouTube ช่วยให้องค์กรสร้างการนำเสนอทางออนไลน์ในเชิงรุกเพื่อหาสมาชิกรายใหม่และบอกเล่าเกี่ยวกับผลงานและกิจกรรมที่น่าทึ่งซึ่งจัดขึ้นในแต่ละสถานที่ วิดีโอ YouTube ขององค์กรแสดงภาพการทำงานขององค์กรเพื่อเพิ่มศักยภาพแก่เด็กและเยาวชนหญิง ซึ่งรวมถึงกิจกรรมการสร้างทีม การร้องเพลงร่วมกัน และการเข้าค่ายฤดูร้อนในท้องถิ่น

เพื่อแชร์ข้อมูลและเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้ในท้ายที่สุด องค์กรใช้ Google Maps เพื่อช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกแต่สนใจการเป็นลูกเสือหญิงค้นพบกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นทั่วญี่ปุ่นได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้องค์กรยังใช้ Google Maps API ที่มีให้ใช้งานผ่านโปรแกรม Earth Outreach เพื่อแสดงผลกระทบจากสิ่งที่องค์กรทำในส่วนต่างๆ ของโลกแก่สมาชิกในปัจจุบัน รวมทั้งผู้ที่อาจเป็นสมาชิกในอนาคต องค์กรใช้ Google Maps API ร่วมกับ YouTube เพื่อสร้างทัวร์ชมเสมือนจริงซึ่งแสดงศูนย์บริการสำหรับลูกเสือหญิง 5 แห่งทั่วโลก วิธีนี้กระตุ้นให้เกิดมุมมองในระดับสากลและทำให้สมาชิกรู้สึกถึงการเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนขนาดใหญ่ซึ่งมีอยู่ทั่วโลก

เครื่องมือของ Google เพื่อการกุศลไม่เพียงแต่ช่วยให้โปรแกรมของ Girl Scouts of Japan เป็นระบบระเบียบและมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยให้เห็นภาพการดำเนินงานที่สำคัญเพื่อส่งเสริมและเพิ่มศักยภาพแก่เด็กและเยาวชนหญิงอีกด้วย

Rumiko Meguro สำนักงานใหญ่ของ GSJ, ทีมประชาสัมพันธ์และการระดมทุน

ผลกระทบ

ในฐานะองค์กรระดับชาติขนาดใหญ่ การปรับขนาดการทำงานเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ โปรแกรมอีเลิร์นนิงขององค์กรซึ่งใช้ Google ฟอร์มในการกำหนดเนื้อหา ช่วยให้สมาชิกกว่า 7,000 คนได้รับการฝึกอบรมในทุกเรื่องตั้งแต่ความรู้เกี่ยวกับการเป็นลูกเสือหญิงไปจนถึงทักษะชีวิต จากมุมมองทางการเงิน Google Workspace ช่วยให้ระบบรักษาความปลอดภัยมีคุณภาพสูงขึ้นได้ โดยติดตั้งใช้งานได้ง่ายในหลายพื้นที่

การใช้ Google Workspace ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้อย่างมาก ก่อนหน้านี้มีเพียงพนักงานบางรายที่ใช้ผลิตภัณฑ์ของ Google อยู่บ้าง แต่ก็ยังไม่มีการติดตั้ง Google Workspace ทั่วองค์กร ด้วยเหตุนี้ องค์กรจึงต้องดูแลรักษาบัญชีอีเมลหลายบัญชีซึ่งอาจทำให้มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัย เมื่อองค์กรเปลี่ยนไปใช้ Google Workspace พนักงานแต่ละคนมีบัญชีสำหรับดำเนินงานทั้งหมดเพียงบัญชีเดียวและเข้าถึงบัญชีนั้นได้จากทุกที่ ทำให้ไม่มีความเสี่ยงที่เอกสารของพนักงานจะสูญหายหากเขาลาออกไป Google Workspace ช่วยให้องค์กรจัดการผู้ใช้ได้ภายในองค์กรเอง ซึ่งทำให้การอัปเดตข้อมูลพนักงานในองค์กรที่มีขนาดใหญ่แห่งนี้ทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ก่อนหน้านี้ พนักงานที่รับผิดชอบระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารขององค์กรต้องส่งคำขอเปลี่ยนแปลงบัญชีทุกครั้งที่ต้องเพิ่มสมาชิกใหม่หรือลบบัญชีพนักงานที่ลาออก เป็นต้น โดยส่งคำขอไปยังผู้ให้บริการภายนอกผ่านทางสเปรดชีต การใช้เครื่องมือดังกล่าวช่วยให้องค์กรใช้เวลาน้อยลงในการปฏิบัติงานที่เป็นแกนหลักขององค์กรและมุ่งใช้เวลาในการทำงานเพื่อเข้าถึงเด็กและเยาวชนหญิงจำนวนมากขึ้น ตลอดจนดำเนินการตามโปรแกรมต่อไปได้

เครื่องมือของ Google เพื่อการกุศลช่วยให้เห็นภาพขององค์กรและการทำงานเพื่อสนับสนุนเด็กและเยาวชนหญิงตลอดจนพัฒนาการของพวกเขาได้กว้างขึ้นอีกด้วย ก่อนหน้านี้มีการแสดงกิจกรรมขององค์กรในหน้าเว็บ โดยแสดงเป็นรายการกิจกรรมที่ยาวเหยียดหลายสิบรายการและผู้เข้าร่วมต้องคลิกเพื่อเข้าไปดู Google Maps ช่วยให้องค์กรฝังแผนที่ในเว็บไซต์ของตนและอัปเดตกิจกรรมในแผนที่ได้ในแบบเรียลไทม์ แต่ละกิจกรรมจะมีรหัสสีแยกตามเดือนหรือธีม (เช่น "วันลูกเสือหญิง") เพื่อช่วยให้ผู้ที่สนใจการเป็นลูกเสือหญิงค้นหากิจกรรมในท้องถิ่นเพื่อเข้าร่วมได้โดยง่าย การรวมกิจกรรมต่างๆ ไว้ใน Google Maps และการแสดงภาพสถานที่ตั้งขององค์กรช่วยเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมกิจกรรมและมียอดการดูข้อมูลกิจกรรมมากกว่า 18,000 ครั้ง ว่าที่สมาชิกในอนาคตไม่จำเป็นต้องค้นหาเพื่อดูการประชุมที่จัดขึ้นใกล้ตนที่สุดอีกต่อไป เขาเพียงแค่ดึงแผนที่ขึ้นมาและหาโอกาสที่จะติดต่อกันเท่านั้น

การบอกเล่าเกี่ยวกับผลงานสำคัญที่องค์กรทำและการแสดงภาพผลกระทบที่มีต่อเด็กและเยาวชนหญิงสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของ Girl Scouts of Japan ทั้งนี้ Ad Grants ช่วยให้การนำเสนอทางออนไลน์ขององค์กรดีขึ้นมากจนมีผู้เข้าชมเว็บไซต์กว่า 3,000 รายต่อเดือน และยอดผู้เข้าชมเพิ่มขึ้นถึง 500% ในเวลาเพียง 2 เดือน สำหรับแคมเปญรณรงค์ระดับโลกอย่างแคมเปญ "ยุติความรุนแรง" องค์กรได้สร้างโฆษณาที่สนับสนุนความเท่าเทียมทางเพศและการป้องกันการใช้ความรุนแรงเพื่อสร้างความตระหนักรู้และขยายการประชาสัมพันธ์แคมเปญในญี่ปุ่น และในทำนองเดียวกัน ช่อง YouTube ขององค์กรก็ได้แสดงเพลย์ลิสต์ของเหล่าลูกเสือหญิงที่กำลังเล่นตบแปะพร้อมกับร้องเพลง “I’ll Think of You” (ประพันธ์โดย Kurt Schneider) ซึ่งเป็นหนึ่งในกิจกรรมการสร้างทีม สภาและกลุ่มสมาชิกในท้องถิ่นจำนวนมากได้ส่งวิดีโอมาให้องค์กร ซึ่งตอนนี้มีถึง 43 รายการแล้ว วิดีโอเหล่านี้ใช้แสดงตัวอย่างกิจกรรมของเหล่าลูกเสือหญิง รวมทั้งนำผู้ที่อาจเป็นสมาชิกรายใหม่ไปยังเว็บไซต์ผ่านทางการ์ดและคำอธิบายประกอบ วิดีโอบางรายการมียอดการดูมากกว่า 20,000 ครั้ง ซึ่งแสดงให้เห็นว่า YouTube ช่วยขับเคลื่อนการแสดงผลงานขององค์กรเพื่อสนับสนุนและเพิ่มศักยภาพแก่เด็กและเยาวชนหญิงได้เป็นอย่างดี

Girl Scouts of Japan มีโปรแกรมอยู่หลายสิบโปรแกรม ตั้งแต่โปรแกรมการเห็นคุณค่าในตนเองซึ่งพัฒนาร่วมกับ WAGGGS และ DOVE ไปจนถึงแคมเปญรณรงค์ "ยุติความรุนแรง" เพื่อลดการใช้ความรุนแรงกับผู้หญิง ตลอดจนการเข้าค่ายและกิจกรรมต่างๆ ทั่วประเทศ เครื่องมือของ Google เพื่อการกุศลไม่เพียงแต่ทำให้โปรแกรมเหล่านี้เป็นระบบระเบียบและมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยแสดงให้เห็นภาพการทำงานที่สำคัญเพื่อส่งเสริมและเพิ่มศักยภาพแก่เด็กและเยาวชนหญิงอีกด้วย