การเขียนหนังสือเพื่อการทางานใน มจธ. หน้า - 1 -
สรุปจากการอบรม การเขียนหนังสือเพื่อการทางานใน มจธ. การเขียนหนังสือเพื่อการทางานในมจธ. แบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ได้แก่ 1) หนังสือภายนอก ใช้ส่งภายนอกมหาวิทยาลัย ไปยังหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ใช้กระดาษตราครุฑ หรือกระดาษตรามจธ. 2) หนังสือภายใน ใช้ส่งภายในมหาวิทยาลัย ระหว่างองค์กร หรือภายในหน่วยงาน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ โครงสร้างหนังสือราชการภายนอกประกอบด้วย 4 ส่วนสาคัญ ได้แก่
การเขียนหนังสือเพื่อการทางานใน มจธ. หน้า - 2 -
1. ส่วนหัวหนังสือ ที่.............
ตราครุฑ
(ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ)
(วัน เดือน ปี) เรื่อง............................ เรียน.............................. อ้างถึง (ถ้ามี).......... .................. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)..............................
-
“เรื่อง” ใช้แจ้งจุดประสงค์ในการส่งหนังสือราชการ มักขึ้นต้นด้วยคากริยา หากผู้เขียนมีจุดประสงค์หลาย ประเด็น ให้ใช้การเว้นวรรค เช่น “ขออนุมัติงบประมาณ ขอใช้สถานที่ดาเนินงาน” สาหรับการแจ้งเรื่องที่ กระทบจิตใจผู้อ่าน มักขึ้นต้นด้วยคานาม คาว่า “การ” เช่น การแต่งกายของข้าราชการสตรี การเบิก จ่ายเงินสวัสดิการ เป็นต้น
-
“เรียน” หากส่งถึงพระสงฆ์ให้ใช้คาว่า “นมัสการ” แทน เมื่อเขียนตาแหน่งต้องต่อด้วยหน่วยงานเสมอ
-
“อ้างถึง” ใช้กับหนังสือราชการที่เคยได้รับแล้ว หรือเคยส่งไปถึงแล้ว ใช้คาว่า “หนังสือ... ที่... ลงวันที่...” หรือ “สัญญา... เลขที่.... ลงวันที่....” หากหนังสือมีคาว่า “ด่วนที่สุด” ก็เขียนต่อท้ายชื่อหนังสือไปด้วย
-
“สิ่งที่ส่งมาด้วย” ระบุเป็นรายการแต่ละข้อ
2. ส่วนเหตุที่มีหนังสือไป เป็นย่อหน้าแรกของหนังสือ การขึ้นต้นใช้คาว่า ด้วย, เนื่องด้วย, เนื่องจาก กรณีเป็นหนังสือส่งแจ้งเรื่องครั้งแรก ไม่เคยโต้ตอบกันมาก่อน หากมีการโต้ตอบกันแล้ว ใช้คาว่า ตามที่ ...........นั้น (ข้อความ)............................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ ...........................................................
การเขียนหนังสือเพื่อการทางานใน มจธ. หน้า - 3 -
3. ส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป ย่อหน้าสุดท้ายของหนังสือ (ข้อความ)............................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ ................................................... จึง....................................................................
4. ส่วนท้ายของหนังสือ คาลงท้าย :
หนังสือถึง สมเด็จพระสังฆราช, พระบรมวงศานุวงศ์ ใช้ ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด หนังสือถึงผู้ดารงตาแหน่งสูงพิเศษ ใช้ ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง หนังสือถึงบุคคลทั่วไป ใช้ ขอแสดงความนับถือ (คาลงท้าย)........................ (ลงชื่อ)............................................ (พิมพ์ชื่อเต็ม)............................ (ตาแหน่ง)............................
(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)........... โทร. x
xxxx xxxx
โทรสาร
x xxxx xxxx
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์........... สาเนาส่ง (ถ้ามี)……………………
การเขียนหนังสือเพื่อการทางานใน มจธ. หน้า - 4 -
โครงสร้างหนังสือราชการภายในประกอบด้วยส่วนสาคัญ 4 ส่วน ได้แก่
1. ส่วนหัวหนังสือ บันทึกข้อความจะไม่มีคาว่า “สิ่งที่ส่งมาด้วย” แต่ใช้คาว่า “เอกสารแนบ” แทน ซึ่งระบุภายใน เนื้อหาของหนังสือ ส่วนราชการ........................................................................................................................ ที่............................................วันที.่ .................................................................................... เรื่อง.................................................................................................................................... (คาขึ้นต้น)..........................................
2. เหตุที่มีหนังสือไป
(ข้อความ)............................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ ..............................................................................................
การเขียนหนังสือเพื่อการทางานใน มจธ. หน้า - 5 -
3. จุดประสงค์ จึง.................................................................. .................................................................... .................................................................................................................
4. ท้ายหนังสือ ไม่มีคาลงท้าย (ลงชื่อ)...................................................... (พิมพ์ชื่อเต็ม)..................................... (ตาแหน่ง)......................................
เทคนิคการร่างหนังสือ 1. การร่างหนังสือ -
ศึกษาเรื่อง ผู้ร่างหนังสือต้องคิดเสมือนตนเองเป็นผู้ลงนามเอง เพราะผู้ลงนามจะต้องรับผิดชอบหนังสือนั้น จึงควรศึกษาเรื่องให้เข้าใจเพื่อความชัดเจนของหนังสือ
-
การร่างหนังสือควรขึ้นด้วยเหตุก่อน จึงแจ้งความต้องการ หากมีหลายจุดประสงค์ที่ต้องการให้เขียนลาดับ เป็นรายข้อ
-
การเขียนหนังสือควรแบ่งเป็นตอน และย่อหน้า โดยไม่เกินย่อหน้าละ 6-10 บรรทัด
-
กรณีมีการอ้างถึงข้อกฎหมาย ให้เขียนข้อกฎหมายที่ระบุให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับค้นหาได้สะดวก
2. การใส่ตาแหน่ง -
ในการลงนาม ใส่ตาแหน่ง คานาหน้านาม ศ. ,รศ. และ ดร. ควรเช็คหน่วยงานที่เราส่งถึง เช่น ส่งถึงสานัก พระราชวัง คานาหน้านามควรเป็น นาย หากภาคเอกชนหรือหน่วยงานระดับเดียวกัน สามารถใส่เต็ม คา นาหน้านามเต็ม รองศาสตราจรย์ ดร. ได้
-
เมื่อตอบกลับถึงผู้ที่รักษาการแทน ไม่ต้องใส่คาว่า รักษาการแทน เช่น จดหมายลงนามโดย รองอธิการบดี ฝ่ายวิชาการ รักษาการแทนอธิการบดี เมื่อตอบกลับ สามารถใส่ เรียน อธิการบดี... ได้ เพราะว่า ได้ลงนาม มาในตาแหน่งอธิการบดีแล้ว ควรตอบกลับไปในตาแหน่งที่ได้ลงนามมา
การเขียนหนังสือเพื่อการทางานใน มจธ. หน้า - 6 -
3. การใช้ภาษา -
ใช้คาสามัญธรรมดา สั้นกระชับ มีความเข้าใจง่าย ไม่ใช้สานวนเข้าใจยาก หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาต่างประเทศ
-
ถ้าหนังสือมีชื่อรุ่นสินค้า เป็นเลขอารบิก หรือภาษาอังกฤษปน ให้ใช้เลขอารบิกทั้งหนังสือเลยได้
-
ควรเขียนคาให้ถูกต้อง เช่น การใช้ตัวสะกดการันต์ เป็นต้น
-
การใช้ตัวย่อ ควรใช้คาเต็มต่อท้ายด้วยอักษรย่อ เช่น มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.) ภายหลังใช้ มจธ. แทนได้ทันที
-
การใช้คาเชื่อม ได้แก่ ที่, ซึ่ง, และ อัน สามารถใช้แทนกันได้ และ, กับ, รวมทั้ง , ตลอดจน สามารถใช้แทนกันได้ จัก จะ สามารถใช้แทนกันได้ เพื่อทาให้ภาษาสละสลวยมากยิ่งขึ้น
-
เครือ่ งหมาย , และ : ไม่นิยมใช้ในจดหมายภาษาไทย
-
ใช้คาว่า ด้วย ต่อท้ายจะทาให้ประโยคดูนิ่มนวลขึ้น
-
คาว่า “ทาง” เป็นคานิยมที่ผิด เช่น พร้อมนี้ได้แจ้งไปทางจังหวัดแล้ว ควรแก้เป็น ทั้งนี้ได้แจ้งให้จังหวัดทราบ ด้วยแล้ว
-
คาทาลาย , คาเสริมสร้าง คาทาลาย
คาเสริมสร้าง
ไม่ตงั้ ใจศึกษาจึงสอบตก
ถ้าตั้งใจศึกษาก็คงสอบได้
โครงการที่เสนอใช้ไม่ได้
โครงการที่เสนอเป็นโครงการที่ดี แต่ยังไม่เหมาะสมที่จะดาเนินการ ขณะนี้
ท่านเข้าใจผิด
ความเข้าใจของท่านยังคลาดเคลื่อน
-
คาบังคับ, คาขอร้อง เช่น ขอให้ส่ง เป็น โปรดส่ง
-
การใช้ Font ตัวอักษร thaisarabun it9 สามารถเปลี่ยนเป็นเลขไทยให้อัตโนมัติ
4. การจัดหน้ากระดาษ 4.1 รูปแบบหนังสือภายนอก
การเขียนหนังสือเพื่อการทางานใน มจธ. หน้า - 7 -
การเขียนหนังสือเพื่อการทางานใน มจธ. หน้า - 8 -
4.2 รูปแบบหนังสือภายใน
5. ความหมายชั้นความเร็วของหนังสือราชการ ด่วนที่สุด
หมายถึง ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือ
ด่วนมาก
หมายถึง ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
ด่วน
หมายถึง ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ
6. ความหมายชั้นความลับของหนังสือราชการ ลับที่สุด (TOP SECRET) หมายถึง ข้อมูล ข่าวสารลับซึ่งหากเปิดทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความ เสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรงที่สุด
การเขียนหนังสือเพื่อการทางานใน มจธ. หน้า - 9 -
ลับมาก (SECRET)
หมายถึง ข้อมูล ข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิด
ความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรง ลับ (CONFIDENTIAL)
หมายถึง ข้อมูล ข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิด
ความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ
บรรณานุกรม กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ กระทรวงเกษตรและสหกรณ์. 2553. รูปแบบหนังสือราชการ. (ออนไลน์). URL: http://workflow.cad.go.th/main.php?filename=Form_document_CAD. 2 ตุลาคม 2558. “ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526” (2548, 23 กันยายน). ราชกิจจานุเบกษา. เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง. หน้า 1-74.
จัดทาโดย นางสาวอารยา ศรีบัวบาน นางสาวนันทยา พุฒแก้ว